Administrator Guide

Below you will find guidelines for how administrator(s) at DatverseNO partner institutions are meant to administrate their archives in DataverseNO. In case you need additional help or have questions about administration, please contact the DataverseNO administrators at research-data@support.uit.no.

1 Målgrupper og bruksområde

DataverseNO er ei arkivteneste for opne forskingsdata. Tenesta er open for norske brukarar. Norske forskingsinstitusjonar kan bli partnarinstitusjon av DataverseNO og får då oppretta sitt eige arkiv. Eit slikt døme er UiA Open Research Data. Vi kallar slike arkiv for institusjonsarkiv. Brukarar på Dataverse-partnarinstitusjonar arkiverer sine data i dei aktuelle institusjonsarkiva. Andre brukarar arkiverer sine datasett direkte i hovudarkivet. I enkelte tilfelle kan det vera aktuelt å oppretta andre arkiv enn institusjonsarkiv der ein kan samla fleire datasett under ein paraply. UB kan føreslå ei slik løysing for større forskingsprosjekt eller forskingsgrupper. Vi kallar slike arkiv for tematiske arkiv. Dersom fagmiljøet ønskjer det, kan vi òg oppretta tematiske arkiv som er opne for utanlandske brukarar. Eit slikt døme er TROLLing. Det er i utgangspunktet berre administratorane av institusjonsarkiva som kan oppretta tematiske arkiv.

Hovudarkivet og dei ulike arkiva vil i utgangspunktet krevja same typen kuratering av datasett (sjå kuratorguiden). Derimot skil dei to arkivtypane seg når det gjeld brukaradministrasjon (sjå pkt. 2 nedanfor).


2 Brukaradministrasjon
Oppretting av brukarkonto

Ein brukar i DataverseNO er alltid registrert som brukar av hovudarkivet. Ein kan altså ikkje vera brukar av eit institusjonsarkiv eller eit tematisk arkiv utan å vera brukar av hovudarkivet. For å kunna arkivera data må ein få tilgang til rett arkiv. Vi skil mellom brukarar med og utan Feide-konto. Innanfor kvar av desse to gruppene skil vi igjen mellom to grupper: brukarar med og utan tilknyting til ein DataverseNO-partnarinstitusjon.

Feide-brukarar

Feide-brukarar opprettar ein brukarkonto ved førstegongs innlogging via Feide. Brukarar som er tilknytte ein DataverseNO-partnarinstitusjon, får då automatisk tildelt tilgangsrettar til rett institusjonsarkiv. Andre Feide-brukarar får automatisk tildelt tilgangsrettar til hovudarkivet. I begge tilfella kan brukarane oppretta datasett etter førstegongs innlogging. Ingen brukaradministrasjon er nødvendig. Feide-brukarar loggar alltid inn med Feide ved å velja alternativet Log in or sign up with your institutional account.


Brukarar utan Feide

Brukarar utan Feide-brukarkonto kan søkja om å få oppretta ein DataverseNO-brukarkonto via eit registreringsskjema i Google. Dei må då velja kva arkiv dei vil få tilgang til (t.d. TROLLing, UiA Open Research Data). Når Google-skjemaet er fylt ut, blir det sendt ein e-post til research-data@support.uit.no med brukardetaljane. DataverseNO-administratorane kan då oppretta ein brukarkonto på vegner av den nye brukaren og ordna tilgang til rett arkiv. Eventuelt kan førespurnaden sendast vidare til den aktuelle DataverseNO-partnarinstitusjonen. Rettleiingar på oppretting av brukarkonto og tildeling av tilgangsrettar til arkiv finn du nedanfor. Den nye brukaren vil få tilsendt ei automatisk melding når brukarkontoen er oppretta. Brukarar utan Feide må bruka innloggingsalternativet Other options – Username/Email.

NB! Brukartilgangen til institusjonsarkiv (t.d. UiT Open Research Data) er administrert gjennom brukargruppene på rot. Dersom den nye brukaren utan Feide-konto tilhøyrer ein institusjon som vi ikkje har oppretta brukargruppe for enno, så må vi oppretta ei slik gruppe på rot og tildela tilgangsrettigheiter til denne gruppa på rot eller i rett underarkiv før vi registrerer den nye brukaren. Elles vil brukaren ikkje bli fanga opp av triggarløysinga.

Oppretta brukarkonto på vegner av ny brukar (utan Feide-konto):

  1. Logg ut av DataverseNO.
  2. Gå til «Sign Up» i DataverseNO ved å klikka på denne direktelenkja.
  3. Fyll ut skjemaet på vegner av den nye brukaren:
  4. Når kontoen er oppretta, er du automatisk innlogga som den nye brukaren. Logg ut.
  5. Gje den nye brukaren tilgang til rett arkiv: Logg inn som administrator/deg sjølv, og legg den nye brukaren til i rettigheitsgruppa for vanlege brukarar i rett subdatavers; sjå nedanfor i avsnittet Gje brukar tilgang til rett arkiv.
  6. (Dersom forskingsdatastøttetenesta på din institusjon ikkje bruker noko sakbehandlingssystem for å administrera e-post (t.d. RT på UiT), så bør du senda ei melding til dei andre kuratorane om at du har lagt til den nye brukaren, slik at dei er orienterte.)

Den nye brukaren får automatisk tilsendt ei melding om at han/ho er blitt tildelt rettigheit til å oppretta datasett. Brukar bør endra passord etter første innlogging.

Oppretta brukarkonto på test.dataverse.no på vegner av ny testbrukar (utan Feide-konto):

Vi kan bruka test.dataverse.no til opplæring og testing. Feide-brukarar loggar inn med Feide. Dersom brukarar utan Feide-konto skal få tilgang til testbasen, så kan ein kurator oppretta brukarkonto på vegner av testbrukar. Bruk denne direktelenkja. Du bør hugsa og informera testbrukaren om brukarnamn og passord. NB! Innhald og brukarkontoar i testbasen kan bli sletta ved versjonsoppgraderingar av Dataverse.


Tilgang til institusjonsarkiv og tematiske arkiv

Feide-brukarar på DataverseNO-partnarinstitusjonar får automatisk tilgang til sine respektive institusjonsarkiv. Feide-brukarar frå andre norske UH- og forskingsinstitusjonar får automatisk tilgang til hovudarkivet. Brukarar utan Feide-konto, og Feide-brukarar som skal ha tilgang til eit anna arkiv, må få tildelt tilgangsrettar til rett arkiv før dei kan oppretta datasett i det aktuelle arkivet. Nye brukarar utan Feide-konto spesifiserer kva arkiv dei ønskjer tilgang til når dei registrerer seg i Google-skjemaet. Registrerte brukarar med Feide-konto som vil bli medlem av eit anna arkiv enn det tiltenkte, må ta kontakt med UB. For nye TROLLing-brukarar med Feide-konto er det laga eit eige registreringsskjema (sjå Sign Up i TROLLing). Eit tilsvarande skjema kan også lagast for andre tematiske arkiv dersom ønskjeleg.

Dersom den brukaren oppfyller krava for medlemskap i det valde tematiske arkivet, legg administratoren for subdataverset vedkomande til i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i rett subdatavers. Ei rettleiing på korleis ein gjer det finn du nedanfor i avsnittet Gje brukar tilgang til rett arkiv.

Endring av tilgang når institusjon blir DataverseNO-partnar
Når ein norsk UH- eller forskingsinstitusjon blir partnar av DataverseNO, så må ein endra tilgangen til brukarane frå denne institusjonen. Før institusjonen blei partnar, hadde brukarane frå institusjonen tilgang på rot. Når institusjonen blir partnar, får dei oppretta eit eige institusjonsarkiv under DataverseNO. Brukarane frå den nye partnarinstitusjonen må no få automatisk tilgang til dette nye institusjonsarkivet, og dei må få fjerna tilgang til rot. Dette skal ordnast av DataverseNO-admin på følgjande måte:

Slett tilgang til rot:

  1. Gå til hovudarkivet/rot, klikk på Edit, og vel Permissions.
  2. Klikk på Users/Groups.
  3. Leit opp den aktuelle rettigheitsgruppa (t.d. nmbu.no) ved å scrolla gjennom lista eller med hjelp av Ctrl+F, og klikk på Remove Assigned Role.

Legg til tilgang til nytt institusjonsarkiv:

  1. Gå til rett institusjonsarkiv (t.d. NMBU Open Research Data), klikk på Edit, og vel Permission.
  2. Klikk på Users/Groups.
  3. Klikk på Assign Roles to Users/Groups.
  4. Leit opp og vel den aktuelle rettigheitsgruppe i søkjefeltet (Users/Groups).
  5. Vel rolla Dataset Creator, og klikk på Save Changes.
Tematiske arkiv av typen TROLLing

For nye TROLLing-brukarar med Feide-konto er det laga eit eige registreringsskjema (sjå Sign Up i TROLLing). Det blir sendt ei automatisk melding om dette til research-data@support.uit.no. Kuratoren må då leggja til brukaren i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i TROLLing-subdataverset (sjå nedanfor i avsnittet Gje brukar tilgang til rett arkiv). Dersom brukaren mot forventning ikkje dukkar opp i systemet, så må du be han/ho om å logga inn i DataverseNO via Feide. På den måten blir det oppretta ein brukarkonto. Når han/ho har gjort det, legg du den nye brukaren til i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i TROLLing-subdataverset (sjå nedanfor i avsnittet Gje brukar tilgang til rett arkiv).


Gje brukar tilgang til rett arkiv

For å gje ein brukar tilgang til eit arkiv av typen TROLLing, dvs. som ikkje er eit institusjonsarkiv (t.d. UiT Open Research Data) gjer du dette:

  1. Gå til rett subdatavers.
  2. Klikk på Edit og Groups:
  3. Klikk på Edit i gruppa [namn på subdataverset] Dataset Creator:
  4. Skriv inn brukarnamn (ev. vanleg personnamn) i feltet Group Members. Du får då opp forslag med gul bakgrunn. Vel rett brukar:
  5. NB! Scroll heilt ned til botnen av lista, og klikk på Save Changes:

Brukaren får no automatisk tilsendt beskjed om at han/ho har fått tildelt rettigheiter til å oppretta datasett i det aktuelle subdataverset.

For å gje ein brukar tilgang til eit institusjonsarkiv (t.d. UiT Open Research Data) gjer du det same som i førre punktet, men her ligg alle brukargruppene i rotdataverset. Dei har same namnet som siste delen av e-postadressa som er nytta på institusjonen (t.d. uit.no).